Dokumente digital. Prozesse effizient. Rechtssicher archiviert.

Die Herausforderung

Papierbasierte Ablagen, verstreute Dateien und manuelle Prozesse kosten Zeit, Geld und Nerven. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Revisionssicherheit, Datenschutz und Nachvollziehbarkeit.

Die Lösung

DMS as a Service digitalisiert, strukturiert und automatisiert Ihre Dokumentenprozesse – als monatlich planbare Serviceleistung:

• Zentrale Dokumentenablage
• Schnelle Volltextsuche über alle Dokumente
• Versions- & Zugriffsmanagement
• Revisionssichere Archivierung
• Ortsunabhängiger Zugriff (Büro & Homeoffice)

Unsere Technologie: ecoDMS One

Als technische Basis setzen wir auf ecoDMS One – die bewährte Komplettlösung für revisionssichere Archivierung und Prozessdigitalisierung: automatische E-Mail-Archivierung (Exchange, IMAP), intelligente Dokumentenauslese, grafischer Workflow-Designer und REST-API für die Anbindung von ERP- und CRM-Systemen. DSGVO- und GoBD-konform.

Leistungsumfang

• Digitale Archivierung von Rechnungen, Verträgen, E-Mails und Belegen
• Rechte- & Rollenmanagement für Abteilungen und Benutzer
• Versionierung & Protokollierung aller Änderungen
• Automatische Dokumentenklassifizierung (optional)
• Workflow-Unterstützung für Freigaben und Prüfprozesse
• Integrationen: E-Mail, Scanner, ERP, CRM (optional)

Betrieb & Sicherheit

• Hosting in EU-/DE-Rechenzentren
• DSGVO-konforme Verarbeitung
• Revisionssichere Speicherung nach GoBD
• Regelmäßige Backups & Updates
• Technischer Betrieb, Wartung und Monitoring inklusive

Typische Einsatzbereiche

• Finanzbuchhaltung & Rechnungswesen
• Personalakten
• Vertragsmanagement
• Projekt- und Kundenakten
• Qualitäts- und Prozessdokumentation

Unser Serviceversprechen

• Umsetzung & Konfiguration
• Benutzer- & Rechtekonzept
• Schulung der Mitarbeitenden
• Laufender Support & Betrieb
• Persönlicher Ansprechpartner